Artikel 1 · Begrippen en toepasselijkheid
1. Beerthuizen Studios verhuurt ingerichte studioruimtes aan zakelijke en particuliere huurders. Onder huurder verstaan we de account- of boekingshouder. Onder gasten verstaan we alle personen die de huurder tijdens de reservering meeneemt.
2. Deze voorwaarden, de gekozen pakket- of boekingsinformatie en de huisregels vormen samen de overeenkomst. De documenten zijn vóór inschrijving en boeking digitaal te bekijken en blijven daarna beschikbaar in het account en op de studiotablet.
3. Wanneer dwingend consumentenrecht meer bescherming geeft dan deze voorwaarden, gaat dat wettelijke recht voor.
Artikel 2 · Account, verificatie en persoonlijke toegang
1. De huurder verstrekt juiste en actuele contact- en betaalgegevens. Voor zelfstandige 24/7 toegang kan Beerthuizen Studios verificatie van e-mailadres, telefoonnummer en identiteit verlangen, waaronder een documentcontrole en selfie/liveness-check door een gespecialiseerde provider.
2. Reservering en digitale toegang worden alleen vrijgegeven wanneer de vereiste verificaties, voorwaarden, betaling, accountstatus en veiligheidscontroles zijn geslaagd. Bij een mislukte controle, betalingsprobleem, gegronde verdenking van misbruik of actieve blokkering blijft toegang gesloten.
3. De persoonlijke toegangscode of app-toegang mag niet aan onbevoegde derden worden doorgegeven. De huurder blijft verantwoordelijk voor gasten die onder diens reservering binnenkomen. Gebruik, poging tot gebruik, intrekking en blokkering kunnen in het toegangslogboek worden vastgelegd.
4. De fysieke nooduitgang en veilige vluchtweg blijven onafhankelijk van het boekings-, internet- en toegangssysteem.
Artikel 3 · Reserveringen, beschikbaarheid en tijdslot
1. Een reservering is definitief nadat het portaal de boeking heeft bevestigd en, indien van toepassing, betaling of betaalautorisatie is ontvangen. De gekozen tijd wordt uit de urenbundel afgeboekt of als losse/extra huur berekend.
2. De huurder gebruikt de gereserveerde ruimte uitsluitend binnen het bevestigde tijdslot. Eerder betreden of langer blijven is alleen toegestaan wanneer het portaal dit bevestigt. Verlenging is alleen mogelijk wanneer de aansluitende tijd beschikbaar is en de extra kosten of bundeluren zijn bevestigd.
3. De hoofdagenda is leidend. Bij een aantoonbare technische dubbele boeking biedt Beerthuizen Studios waar mogelijk een passend alternatief of terugbetaling van het niet-geleverde deel.
Artikel 4 · Verplichte digitale check-in
1. Bij binnenkomst controleert de huurder eerst of de studio schoon en zonder zichtbare schade is en of de aanwezige apparatuur voor zover redelijk controleerbaar functioneert.
2. De huurder doorloopt vóór gebruik de check-in op de studiotablet: naam en tijdslot controleren, huisregels bekijken, algemene voorwaarden bevestigen en de staat van studio en apparatuur bevestigen. Het tijdstip, de reservering, de verklaringen en het gebruikte apparaat worden vastgelegd.
3. Bestaande schade, vervuiling, ontbrekende materialen of een storing wordt bij voorkeur binnen de eerste 15 minuten gemeld via het portaal of WhatsApp op +31 6 45661048, met een duidelijke omschrijving en zo mogelijk een foto.
4. Als geen afwijking wordt gemeld, wordt vastgelegd dat de huurder bij de check-in geen zichtbare afwijking heeft opgegeven. Dit is onderdeel van de bewijspositie, maar sluit beoordeling van overige omstandigheden en bewijsmiddelen niet uit.
Artikel 5 · Gebruik en verantwoordelijkheid tijdens de huur
1. De huurder is gedurende het geboekte tijdslot verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik van de gehuurde ruimte, inventaris en apparatuur door zichzelf en diens gasten.
2. Apparatuur, meubels, achtergrondrollen, podium en limbo worden uitsluitend gebruikt waarvoor ze bestemd zijn. De aanwijzingen en huisregels op de tablet worden gevolgd. Roken en vapen zijn binnen niet toegestaan. Eten en drinken blijven uit de buurt van apparatuur, achtergronden, podium en limbo.
3. De huurder houdt toezicht op gasten, laat geen onbevoegden binnen en veroorzaakt geen hinder of onveilige situatie. Een storing of nieuw ontstane schade wordt direct gemeld.
4. Beerthuizen Studios mag een sessie beëindigen of toekomstige toegang blokkeren bij ernstig of herhaald onveilig gebruik, fraude, overlast of overtreding van de huisregels. Reeds verschuldigde kosten en aantoonbare schade blijven dan opeisbaar voor zover wettelijk toegestaan.
Artikel 6 · Aansprakelijkheid, schade en schoonmaakkosten
1. Toerekenbare schade, vernieling, diefstal, vermissing of buitengewone vervuiling die tijdens het tijdslot door de huurder of diens gasten ontstaat, komt voor rekening van de huurder. Normale gebruiksslijtage en schade die niet aan de huurder kan worden toegerekend vallen hier niet onder.
2. Beerthuizen Studios onderbouwt een schadeclaim met beschikbare informatie, zoals check-in- en check-outregistraties, foto’s, toegangslogs, camerabeelden, offertes, facturen en overige omstandigheden.
3. Redelijke herstel-, vervangings- en extra schoonmaakkosten kunnen worden verhaald. Voor zover wettelijk toegestaan kan ook aantoonbare gevolgschade worden gevorderd, waaronder redelijke omzetderving wanneer de studio door herstel tijdelijk niet verhuurbaar is.
4. Een bedrag tot maximaal €500 kan alleen via een gekoppelde betaalmethode worden geïncasseerd wanneer een geldige betaalautorisatie of incassomachtiging dit type afschrijving dekt en nadat de huurder een specificatie en de wettelijk vereiste vooraankondiging heeft ontvangen. Dit voorschot beperkt niet het recht van partijen om de werkelijke aantoonbare schade te claimen of te betwisten.
Artikel 7 · Cameratoezicht en incidenten
1. Voor beveiliging van bezoekers, ruimte en inventaris, fraudepreventie en incidentonderzoek kan zichtbaar cameratoezicht worden ingezet wanneer dit noodzakelijk en proportioneel is. Er wordt geen geluid opgenomen en er hangen geen camera’s in kleed- of sanitaire ruimtes.
2. Bij een concreet incident kunnen relevante beelden, toegangslogs en tabletregistraties worden veiliggesteld. Bij vermoedelijke diefstal, vandalisme of een ander strafbaar feit kan aangifte worden gedaan en kan informatie volgens de wettelijke regels aan politie of justitie worden verstrekt.
3. Meer informatie over doelen, grondslagen, toegang en bewaartermijnen staat in het privacybeleid.
Artikel 8 · Verplichte check-out, uitlooptijd en oplevering
1. De huurder rondt de sessie binnen het geboekte tijdslot af en laat de ruimte schoon, veilig en klaar voor de volgende gebruiker achter.
2. Voor vertrek worden apparatuur, meubels en accessoires teruggezet, achtergrondrollen netjes opgerold, afval verwijderd, gebruikte apparatuur en verlichting uitgeschakeld, persoonlijke spullen meegenomen en de deur gesloten.
3. De huurder bevestigt deze punten op de studiotablet. De digitale check-out registreert het tijdstip, de reservering en de verklaringen. Na koppeling van het slimme slot kan ook het moment waarop de deur daadwerkelijk is gesloten of vergrendeld worden vastgelegd. Bij verschil geldt voor de tijdregistratie het laatste betrouwbare vertrekmoment.
4. Na de bevestigde eindtijd geldt een uitlooptijd van 10 minuten om de check-out af te ronden. Voor deze uitlooptijd worden geen extra gebruikskosten berekend. De uitlooptijd verlengt de reservering niet en geeft geen recht om een shoot voort te zetten.
5. Wanneer de huurder na deze uitlooptijd nog gebruikmaakt van de studio, wordt de tijd na de uitlooptijd per begonnen 30 minuten als extra studiotijd berekend. Het tarief is het extra-urentarief dat bij het pakket of de losse huur vooraf is getoond. Dit betreft vergoeding van extra gebruik en geen boete.
6. De registratie vermeldt minimaal de geplande eindtijd, de check-out- of vertrektijd, de uitlooptijd, het aantal berekende minuten, het toepasselijke uurtarief en het bedrag. De huurder ontvangt of ziet hiervan een specificatie. Noodzakelijke extra schoonmaak of aantoonbare schade staat los van deze tijdsberekening en wordt alleen afzonderlijk en onderbouwd in rekening gebracht.
Artikel 9 · Abonnementen, uren en losse huur
1. Pakketprijs, inbegrepen uren, looptijd, tarief voor extra uren en de regeling voor het meenemen van uren worden vóór inschrijving bij het gekozen pakket getoond.
2. Een abonnement is persoonlijk voor het geregistreerde bedrijf of de accountorganisatie en mag niet zonder schriftelijke toestemming worden doorverkocht of gedeeld met een andere onderneming.
3. Losse huur blijft mogelijk tegen het bij de reservering getoonde tarief. Ook een losse huurder maakt een account aan en doorloopt de vereiste verificatie, betaling, check-in en check-out.
Artikel 10 · Betaling, btw en facturen
1. Zakelijke pakketprijzen en tarieven worden exclusief 21% btw getoond, tenzij anders vermeld. Voordat een particuliere klant betaalt, wordt het verschuldigde totaal inclusief btw duidelijk getoond.
2. Facturen worden digitaal in het account beschikbaar gesteld. Een abonnement, losse boeking of verlenging kan pas actief worden nadat de vereiste betaling of betaalautorisatie is bevestigd.
3. Extra gebruik na de uitlooptijd wordt met een duidelijke tijd- en tariefspecificatie aan het account toegevoegd. Automatische afschrijving vindt alleen plaats wanneer hiervoor een geldige betaalautorisatie of incassomachtiging bestaat en de wettelijk vereiste informatie of vooraankondiging is verstrekt.
4. Bij een betalingsachterstand mag Beerthuizen Studios na passende kennisgeving nieuwe reserveringen en digitale toegang opschorten voor zover de wet dat toestaat.
Artikel 11 · Annuleren, wijzigen en herroepen
1. De annulerings- en wijzigingsregels die tijdens het boeken worden getoond, maken deel uit van de reservering. Een wijziging is pas geldig nadat deze in het portaal is bevestigd.
2. Voor zover een particuliere klant wettelijk recht heeft op herroeping, blijft dat recht onverminderd van toepassing. Als de klant verzoekt de dienstverlening al binnen de herroepingstermijn te laten beginnen, kan een evenredig bedrag verschuldigd zijn voor het reeds geleverde deel wanneer de wet dat toestaat.
3. Voor een reservering voor een specifieke datum of periode kunnen afwijkende wettelijke regels gelden. De toepasselijke informatie wordt vóór definitieve betaling getoond.
Artikel 12 · Storing, overmacht en veiligheid
1. Een storing wordt direct gemeld via het noodcontact op de tablet. Beerthuizen Studios probeert een storing zo snel mogelijk op afstand of ter plaatse op te lossen.
2. Wanneer de gereserveerde ruimte door een aan Beerthuizen Studios toe te rekenen storing niet bruikbaar is, wordt in overleg een vervangend tijdslot of passende terugbetaling aangeboden. Indirecte schade wordt alleen vergoed voor zover dit uit de wet of een uitdrukkelijke afspraak volgt.
3. Bij brand, medisch gevaar of een andere noodsituatie verlaat iedereen direct het pand via de aangegeven veilige uitgang en wordt zo nodig 112 gebeld. De nooduitgang mag nooit worden geblokkeerd.
Artikel 13 · Privacy en bewijsketen
Accountgegevens, verificatiestatus, reserveringen, betaalstatus, toegangslogs, tabletacceptaties, check-infoto’s en check-outverklaringen worden beveiligd verwerkt voor uitvoering van de overeenkomst, studioveiligheid en incidentbehandeling. In het privacybeleid staat welke gegevens worden verwerkt, hoe lang ze worden bewaard en welke rechten de huurder heeft.
Artikel 14 · Contact, klachten en toepasselijk recht
Vragen, storingen of klachten kunnen worden gemeld via info@bhmanagement.nl of +31 6 45661048. Vermeld bij een klacht de reserveringsreferentie en een duidelijke omschrijving. Partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen.
Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Een geschil wordt voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde rechter; de wettelijke rechten van consumenten om een bevoegde rechter te kiezen blijven behouden.