1. Wie is verantwoordelijk?
Beerthuizen Studios is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens binnen het studioportaal en de zelfstandige verhuur. Ons bezoekadres is Deltazijde 18-G in Blaricum. Voor privacyvragen of een verzoek kun je mailen naar info@bhmanagement.nl of contact opnemen via +31 6 45661048.
2. Welke gegevens verwerken we?
- Naam, eventuele bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en beveiligde accountgegevens.
- De status, providerreferentie en controletijdstippen van e-mail-, telefoon- en identiteitsverificatie.
- Abonnement, urenbundel, reserveringen, wijzigingen, verlengingen en schoonmaakplanning.
- Factuur- en betaalgegevens, betaalautorisaties en de status van betalingen.
- Tijdelijke toegangscodes, toegangspogingen, tijdstippen en noodzakelijke beveiligingslogs.
- Op de tablet vastgelegde acceptaties, check-in- en check-outverklaringen, schademeldingen en vrijwillig geüploade bewijsfoto’s.
- Berichten die je via e-mail, WhatsApp of het portaal aan ons stuurt.
- Camerabeelden waarop personen herkenbaar kunnen zijn wanneer cameratoezicht in de studio actief is.
- Technische gegevens zoals IP-adres, sessiegegevens, apparaat- en foutinformatie die nodig zijn voor beveiliging en werking van het platform.
3. Doelen en wettelijke grondslagen
We verwerken gegevens om een account en overeenkomst uit te voeren, beschikbaarheid en reserveringen te beheren, facturen op te stellen, digitale toegang te regelen, de aankomst en oplevering vast te leggen en support te verlenen. Hiervoor gebruiken we de grondslag uitvoering van de overeenkomst.
Voor de financiële administratie en andere verplichte registraties verwerken we gegevens om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Voor beveiliging, fraudepreventie, cameratoezicht, toegangsregistratie, misbruikonderzoek en het vaststellen of behandelen van incidenten baseren we ons op ons gerechtvaardigde belang. Daarbij wegen we steeds de noodzaak en jouw privacybelang af. Toestemming gebruiken we alleen wanneer die daadwerkelijk vrijwillig is, bijvoorbeeld voor optionele cookies.
4. Identiteitscontrole en geautomatiseerde toegangsbeslissing
De controle van identiteitsdocument en selfie/liveness wordt uitgevoerd door een gespecialiseerde verificatieprovider. Beerthuizen Studios ontvangt en bewaart in het portaal in beginsel alleen de noodzakelijke status, providerreferentie en controletijdstippen, niet standaard een kopie van het identiteitsdocument. De provider kan voor de controle tijdelijk aanvullende persoonsgegevens verwerken volgens diens eigen privacyvoorwaarden.
Het systeem geeft alleen digitale toegang vrij wanneer de vereiste controles positief zijn: geldig account, geverifieerde contact- en identiteitsstatus, bevestigde betaling, geen blokkering en een actief boekingsvenster. Is één controle niet geslaagd, dan blijft de deur van buitenaf gesloten en kun je contact opnemen voor menselijke beoordeling. De fysieke nooduitgang en veilige vluchtweg zijn nooit afhankelijk van deze software.
5. Tablet, check-in en check-out
Bij binnenkomst toont de studiotablet de naam en het gereserveerde tijdslot. De huurder controleert eerst of de ruimte schoon en zonder zichtbare schade is en of de aanwezige apparatuur voor zover redelijk controleerbaar werkt. De tablet registreert vervolgens het tijdstip, de reservering, het gebruikte apparaat en het akkoord met de huisregels en algemene voorwaarden.
Bij vertrek bevestigt de huurder op de tablet dat de studio netjes is achtergelaten, apparatuur is teruggezet, verlichting is uitgeschakeld, persoonlijke spullen zijn meegenomen en de deur is gesloten. Voor tijdregistratie en eventuele extra gebruikskosten verwerken we de geplande eindtijd, tablet-check-out, en na koppeling het sluit- of vergrendelmoment van het slimme slot, plus de berekende uitloop, extra minuten, het toepasselijke tarief en de betaalstatus. Deze registraties zijn bedoeld voor uitvoering van de overeenkomst, een controleerbare specificatie, kwaliteitscontrole en de beoordeling van een eventueel incident.
6. Ontvangers en dienstverleners
Voor hosting en opslag, e-mail, sms, identiteitscontrole, betalingen, boekhouding en de koppeling met het deurslot kunnen gespecialiseerde dienstverleners worden gebruikt. Zij ontvangen alleen gegevens die voor hun taak nodig zijn. Waar vereist sluiten we verwerkersovereenkomsten en maken we afspraken over beveiliging, geheimhouding, bewaartermijnen en verwijdering.
We verkopen geen persoonsgegevens. Gegevens worden alleen aan politie, justitie, toezichthouders of andere derden verstrekt wanneer daarvoor een wettelijke verplichting of geldige grondslag bestaat.
7. Doorgifte buiten de EER
Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval gebruiken we een wettelijk toegestane waarborg, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen, en beoordelen we welke aanvullende bescherming nodig is.
8. Bewaartermijnen
We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Account- en contractgegevens worden bewaard zolang het account of de overeenkomst actief is en daarna zolang dit nodig is voor vragen, vorderingen of wettelijke verplichtingen. De financiële administratie wordt in beginsel zeven jaar bewaard.
Reguliere toegangs-, check-in- en check-outgegevens worden periodiek beoordeeld en verwijderd of geanonimiseerd zodra ze niet meer nodig zijn voor beveiliging, uitvoering of een mogelijke vordering. Wanneer cameratoezicht actief is, bewaren we reguliere beelden zo kort mogelijk en in beginsel niet langer dan vier weken. Beelden, logs en bewijsstukken rond een concreet incident mogen langer worden bewaard totdat dat incident en een eventuele juridische afhandeling zijn afgerond.
9. Cameratoezicht
Cameratoezicht wordt uitsluitend ingezet wanneer dit noodzakelijk en proportioneel is voor bescherming van bezoekers, studio en inventaris, fraudepreventie en incidentonderzoek. Er wordt geen geluid opgenomen en er hangen geen camera’s in kleed- of sanitaire ruimtes. Bij de ingang en in de relevante ruimte wordt duidelijk aangegeven dat cameratoezicht actief is. Alleen bevoegde personen krijgen toegang tot beelden.
10. Beveiliging
We gebruiken onder meer rolgebonden toegang, beveiligde sessies, afgeschermde opslag, logging en een standaard-gesloten toegangsmodel. Klanten zien alleen hun eigen accountgegevens; bewijsstukken zijn alleen toegankelijk voor bevoegde beheerders. Geen enkel digitaal systeem is volledig zonder risico, maar we nemen passende technische en organisatorische maatregelen en verbeteren die wanneer de dienstverlening verandert.
11. Cookies
Het portaal gebruikt een noodzakelijke sessiecookie om je veilig ingelogd te houden en een noodzakelijke voorkeurcookie om je cookiekeuze te onthouden. Optionele analytische of marketingcookies worden alleen geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven. Je kunt een eerdere optionele toestemming weer intrekken.
12. Jouw privacyrechten
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van jouw persoonsgegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken wanneer een verwerking daarop is gebaseerd. Stuur je verzoek naar info@bhmanagement.nl. We reageren in beginsel binnen één maand en kunnen om informatie vragen om je identiteit te controleren.
Ben je niet tevreden over onze reactie, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13. Wijzigingen
Als het platform, de betaalmethode, verificatieprovider of het toegangssysteem verandert, kunnen we dit privacybeleid aanpassen. De nieuwste versie en ingangsdatum blijven via het portaal beschikbaar. Bij een belangrijke wijziging informeren we actieve klanten passend.